Klantverhaal provincie Groningen

Provincie Groningen zet zich in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Groningers. De provincie doet het werk waarvoor het Rijk te groot is en de gemeenten te klein. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken ze hard aan alle uitdagingen waar ze in Groningen voor staan.

Sinds april 2021 werkt provincie Groningen met TSF Recruitment bestaande uit het recruitment systeem (ATS) met bijbehorende werken-bij website. Ook maken ze gebruik van de AFAS recruitmentkoppeling.

In gesprek met

Ik ben Madelief Kiel, Recruiter en Loopbaancoach binnen de provincie Groningen. Als Recruiter heb ik veel verschillende werkzaamheden, maar ben ik voornamelijk bezig met het begeleiden van sollicitatieprocedures. Ik voer veel gesprekken met sollicitanten, maar bekijk ook welke middelen we inzetten om de vacatures onder de aandacht te brengen. Daarin ben ik ook betrokken met de arbeidsmarktcommunicatie en het implementeren van het systeem van Solutions Factory vorig jaar. Daarnaast voer ik als Loopbaancoach gesprekken met collega’s die zoekende zijn of ze nog wel op de goede plek zitten en help ze daarmee.

De vraag

Voorheen werkten we bij provincie Groningen met een verouderd systeem en hadden ook nog geen aparte werken-bij website voor onze vacatures. Het systeem was niet gebruiksvriendelijk en er was geen duidelijk overzicht qua taken. Daarom deden we nog veel handmatig werk. Wij werken veel met selectie commissies bij onze vacatures en bij elke vacature moest er vanuit het systeem informatie gesprokkeld worden om vervolgens door te sturen naar de commissie leden. Provincie Groningen ging daarom op zoek naar een systeem om hun werving en selectie proces te versnellen.

Wat boden wij provincie Groningen?

Een recruitmentsysteem waar je eenvoudig vacatures in kan voeren en een duidelijk overzicht krijgt van de sollicitanten. Provincie Groningen werkt nu met het recruitmentsysteem van Solutions Factory en een bijbehorende werken-bij website. Het ATS van Solutions Factory sluit naadloos aan op de werken-bij website. Op deze manier is alles direct geordend en overzichtelijk in het systeem.

Het recruitmentsysteem zorgt ervoor dat we makkelijk onze vacatures kunnen invoeren en via het beoordelingssysteem een duidelijk overzicht krijgen van de sollicitanten. De leden van de selectie commissies kunnen zelf inloggen in het systeem en kunnen direct hun beoordeling invullen. Ons werving- en selectie proces is daardoor duidelijker en overzichtelijker. Daarnaast is het ook fijn dat we straks ook per vacature een foto kunnen kiezen, i.p.v. dat we steeds dezelfde carrousel foto’s krijgen die minder aansluiten bij de vacatures.

Naast het recruitmentsysteem maken we ook gebruik van de AFAS recruitmentkoppeling. Na het aannemen van een sollicitant wordt hierbij de onboarding procedure toegestuurd per e-mail. De sollicitant vult hier alle benodigde gegevens zelf in waardoor wij eenvoudig het contract kunnen opstellen. Dit bespaard ons veel tijd.

Madelief Kiel - provincie Groningen

“Daarnaast wanneer er onverhoopt een fout optreed in het systeem of wanneer we ergens niet uitkomen, kan er altijd snel geschakeld worden met support.”

Madelief Kiel – Recruiter en Loopbaancoach bij provincie Groningen

Het resultaat

Wij als provincie Groningen zijn zeker blij met het resultaat. Wij werken nu bijna 2 jaar met het huidige systeem en het geeft ons veel meer overzicht in het gehele proces. Iedereen kan zelf in het beoordelingssysteem en hun beoordeling geven aan de kandidaten. Hierdoor wordt er veel tijd bespaard. Het grootste verschil met voorheen is dat de vacatures heel makkelijk ingevoerd worden in het ATS. Hierdoor kan je centraal vanuit één systeem werken en bewaren we de controle en het overzicht.

De samenwerking met Solutions Factory verloopt goed, er wordt goed geluisterd naar onze ideeën en vragen die wij hebben over het systeem. Daarnaast wanneer er onverhoopt een fout optreed in het systeem of wanneer we ergens niet uitkomen, kan er altijd snel geschakeld worden met support.

Conclusie

Wij zijn blij met de samenwerking tussen ons en Solutions Factory, deze verloopt goed. De lijntjes zijn kort en wordt goed meegedacht om tot oplossingen te komen.

Meer weten over ons ATS recruitmentsysteem?

Ontdek al onze mogelijkheden en plan een demo met ons in.

Plan een demo in

Product(en) in dit klantverhaal